Zeitmanagement im Büro

10. Juni 2014

Büroalltag effizient managen

Den Büroalltag effizient, störungsfrei und mit einem Quantum Spaß an der Sache zu bewältigen, ist eine komplexe Aufgabe und die tägliche Herausforderung schlechthin. Ein gelungenes Zeitmanagement und Ordnung im Büro sind zwei Hauptsäulen, die für Überblick und stressfreies Arbeiten sorgen. Davon ausgehend, dass jedes Problem lösbar ist, freut umso mehr das gelungene Ergebnis, das meist recht einfach erscheint. Dazu ist allerdings einige Vorarbeit nötig, um das Pferd am richtigen Ende aufzuzäumen.

Ziele definieren und Zeiträuber stellen

Zeitmanagement im Büro: Wichtig für den Erfolg des Unternehmens

Zeit ist Geld: Deshalb ist richtiges Zeitmanagement im Büro Gold wert

Am Anfang steht die Analyse. Unwichtig, ob die Stelle gerade erst eingerichtet wurde oder schon länger Bestand hat, die Festlegung von Aufgaben, Kenntnis der (Unternehmens-)Ziele, Funktionen/Rollen und Erwartungen helfen dabei, in einer bestimmten Zeit möglichst viele Aufgaben abzuwickeln oder anders ausgedrückt, für eine bestimmte Anzahl oder Art von Aufgaben möglichst wenig Zeit aufzuwenden. Wichtige Vorrausetzungen dafür, externe und selbst gesteckte Ziele zu erreichen, sind:

sie müssen verbindlich sein
zur Person und Arbeitsweise passen
konkret sein
nicht zu hoch gesteckt
schriftlich niedergelegt sein

Beim Führen von To-do-Listen für die Tagesplanung kann es hilfreich sein, Zeitpuffer einzurichten, um mit Störungen von außen fertig zu werden. Mit „Störungen“ sind eingehende Telefonate, der Kollege im Türrahmen, unvorhergesehene Ereignisse oder das eigene Chaos auf dem Tisch gemeint. Die Zeitfresser lassen sich jedoch am häufigsten bei sich selbst finden, z. B.:

notorisches Aufschieben wichtiger zeitintensiver Tätigkeiten
fehlende Motivation
konkret sein
nicht-nein-sagen-können
Perfektionismus

Dem entgegenzusteuern und sich neuen Strategien für ein effektives und effizientes Zeitmanagement zu öffnen, verlangt die Bereitschaft zur Veränderung, Neugier und Ausprobieren.

Die Logik im Eisenhower Prinzip

Zahlreiche Techniken, darunter das Pareto-Prinzip oder die ABC-Analyse weisen den richtigen Weg, um mit den zuvor definierten Aufgaben und Zielen fertig zu werden. Das Eisenhower Prinzip geht über die Unterscheidung zwischen dem geläufigen „Wichtig“ und „Unwichtig“ hinaus und ergänzt durch das Kriterium „Dringend“ und „nicht dringend“ (mehr dazu hier: http://www.anleiten.de/selbstorganisation/eisenhowerprinzip.html).
Nach Hinzunahme dieser neuen Kriterien lassen sich in der Folge die Aufgaben besser planen und priorisieren. Präsident Eisenhower soll den Ausspruch getätigt haben, nachdem „dringende Angelegenheiten selten wichtig und Wichtige selten dringend“ seien, worauf die folgende Eisenhower-Matrix aufbaut.

A-Aufgaben

wichtig + dringlich – beispielsweise die PPP für die Besprechung am Nachmittag und die Beschwerde eines Kunden

B-Aufgaben

nicht dringend, aber wichtig – z. B. die Planung einer Veranstaltung in der Zukunft

C-Aufgaben

dringend, aber weniger wichtig – alle Routineaufgaben + Ablage

D-Aufgaben

weder das eine noch das andere – veraltete Zeitungsartikel, nicht zielführende Umräumaktionen

A + B kommen beim Eisenhower-Prinzip die wichtigsten Bedeutungen zu, und zwar genau in dieser Reihenfolge. Sonst kann es passieren, dass der B-Aufgabe plötzlich die Dringlichkeit einer A-Aufgabe zufällt, was die schönste Planung über den Haufen werfen kann. Unterstützende Methoden sind das Führen eines Aufgaben- und Gedankenbuches, Kreativitätstechniken wie Mind-Mapping, das Arbeiten mit Farben oder das Erlernen neuer Lesetechniken. Kleine Belohnungen nach Erreichen eines Ziels erhalten die Motivation genauso wie die 5-Minutenpause nach ca. 60 Minuten konzentrierten Arbeitens.

Ordnung im Büro schafft Autonomie und Freiheit

Das schönste Ablagesystem und die teuersten Organisationsmittel verfehlen ihre Wirkung, wenn der Sinn nicht klar wird oder diese nicht zur Persönlichkeit des Nutzers passen. Übergeordnete Ordnungsmittel im Büro sind beispielsweise Hängeregistraturen, Aktenschränke, technisches Gerät und unmittelbare sind Organisationsmappen und/oder Wiedervorlagemappen, das Führen eines Aufgabenbuchs bzw. von To-do-Listen (auch elektronische) zur Vermeidung einer Zettelwirtschaft. Arbeitsgeräte wie Locher, Taschenrechner etc. werden am besten in einer Schublade abgelegt und sind damit jederzeit verfügbar. Außer einem Posteingangs- und Ausgangskorb, besagten Organisationsmappen für Projekte und Termine, befindet sich an beweglichen Gegenständen auf dem Schreibtisch nur noch das Nötigste. Je unbelasteter der Schreibtisch selbst, desto geringer ist die Gefahr der Ablenkung und Zeit für das Wesentliche.