Empfangsbereiche einladend gestalten

31. März 2014

Einen guten ersten Eindruck durch einen einladenden Empfangsbereich

Der Empfangsbereich ist der erste Eindruck, den ein Besucher von einem Unternehmen bekommt. Und der Volksmund betont zu Recht, dass es für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt! Zum Empfangsbereich gehören heute aber nicht nur eine Empfangstheke und ein freundlicher Empfang durch die dort präsente Mitarbeiterin, es gehört noch ein wenig mehr dazu! Ob Anwaltskanzlei oder Werbeagentur, ein freundlicher Empfang ist nämlich für jedes Unternehmen wichtig.

Thekenkombination Free 4: eine helle Empfangstheke verleiht dem Empfangsbereich ein freundliches Erscheinungsbild

Teil der Corporate Identity

Der Empfangsbereich ist Teil der Corporate Identity des Unternehmens und sollte daher auch farblich und stilistisch zur Gestaltungsrichtlinie des Unternehmens passen und kein Sammelsurium aus Empfangstheke und protzigen Sitzmöbeln abgeben. Der Empfang muss hell und freundlich und daher in einer entsprechenden Farbgebung konzipiert werden, die dem Besucher das angenehme Gefühl vermittelt, willkommen zu sein. Natürlich gehört eine repräsentative Empfangstheke an diese Stelle. An der Wand, hinter dem Empfang, könnte das Logo des Unternehmens befindlich sein und sein Motto, sofern es denn ein solches besitzt. Anhand kurzer und dekorativer Informationstafeln, kann der Besucher hier auch bereits einen ersten Einblick in das Unternehmen erhalten. Basisinformationen, wie kurze Statements zu den Gründern, zu Geschäftsführung und Mitarbeitern und zu erreichten Erfolgen, können den Gast bereits am Empfang auf seinen Besuch im Unternehmen einstimmen.

Freundlichkeit und Service

Nicht nur jeder Kunde, sondern auch jeder Gast sollte König im Unternehmen sein und daher auch als solcher behandelt werden. Ein freundlicher, keinesfalls genervter Empfang, muss daher so selbstverständlich sein, dass man an dieser Stelle gar nicht erst darüber reden braucht. Betritt ein Besucher den Empfang, so sollte die freundliche Dame oder der freundliche Herr, die dort ständig sitzen dürfen, sofort alle Telefonate und anderen Tätigkeiten unterbrechen und sich lächelnd dem Gast zuwenden und ihn fragen, was sie oder er für ihn tun kann. Die Freundlichkeit und Serviceorientierung eines Empfangs wird zusätzlich durch einen Strauß frischer Blumen unterstrichen, der auf der Theke steht und durch Visitenkarten und Unternehmensbroschüren, die dort für den Gast stets bereit liegen. Aufpeppen kann man den Empfang auch durch Garderobenständer, Obstschalen und ein Verzeichnis der Hotels, Restaurants, Kinos oder Theater, die es in der Stadt gibt, denn es kann sein, dass sich der Besucher mehrere Tage lang in der Stadt aufhält. Die Telefonnummer des hiesigen Taxiunternehmens sollte auch am Empfang bereit liegen.

Hilfreiche Angebote

In jeden Empfang, wo der Besucher warten wird, bis ihn ein Mitarbeiter oder der Chef selbst, abholt und in das Büro begleitet, gehört natürlich eine Sitzecke mit Tisch. Dort sollte nach Möglichkeit Mobilfunkempfang und auch WLAN bereit stehen, falls der Besucher telefonieren oder seine Mails abrufen möchte. Ein freundlicher Empfang beinhaltet Kaffee und Kaltgetränke, welche dem Besucher serviert werden, sowie das Angebot, bei Bedarf ein Taxi für den Gast zu rufen oder einen Parkplatz in der Tiefgarage bereit zu stellen oder bei Regen einen Schirm mit Unternehmenslogo auszuhändigen.

Interna und Büroutensilien meiden

Interna des Unternehmens, so Rechnungen und Papiere, gehören keinesfalls an den Empfang! Es ist für das Image eines Unternehmens tödlich, den Mitarbeiter am Empfang mit Kopieren oder ähnlichem zu beschäftigen, weil er dadurch davon abgehalten wird, seine volle Aufmerksamkeit dem Besucher zuzuwenden.

Wartezeiten interessant gestalten

In vielen Unternehmen existiert die Unart, dass Gäste ins Unternehmen eingeladen werden und dann, nicht selten stundenlang, im Empfang sitzen und warten müssen. Pünktlichkeit und Termintreue sind oberstes Gebot, auch und gerade für eine Führungskraft. Die Unfähigkeit, Termine zu managen und stattdessen Besucher warten zu lassen, ist eine Charakterschwäche und keinesfalls mit einer Tätigkeit als Geschäftsführer zu entschuldigen! Muss ein Gast jedoch trotzdem einmal am Empfang warten, so gehört es zum freundlichen Empfang, wenn er diese Spanne nicht als Wartezeit empfindet. Dies kann man gezielt vermeiden, indem die Dame am Empfang dem Gast beispielsweise anbietet, ihm schon kurze Informationen zum Unternehmen, zur An- und Abreise oder zu anderen wichtigen Details, zu geben.