Papierloses Büro: 9 geniale Tipps für das paperless office

22. Februar 2016

Papierloses Büro verhindert unnötigen Papierabfall.

Das papierlose Büro kann verhindern, dass wir im Papierabfall ersticken.

Was ursprünglich einmal als umweltschonend gefordert wurde, hat sich mittlerweile als durchaus lohnender Zeit- und Kostenfaktor entpuppt: das papierlose Büro.

Die steigende Informationsflut hat so zu einem extrem gestiegenen Papierverbrauch geführt. Der Papieratlas 2015, ein Projekt der Initiative Pro Recyclingpapier, enthält ernüchternde Zahlen: In Deutschland werden seit 2010 pro Jahr rund 20 Mio. Tonnen Papier verbraucht – rund 250 kg pro Kopf und Jahr. 20 Mal so viel wie 1950.

Papier verbraucht nicht nur bei der Herstellung Ressourcen, sondern auch beim Bedrucken, Abheften, Lagern und wieder Auffinden. Start-up-Unternehmen, Freiberufler und Kleinbetriebe, die wenig Gewinn machen, profitieren vom Papiersparen vielleicht noch mehr als Großbetriebe, deren riesige Datenmengen ganz anderen Verwaltungsaufwand erfordern.

Papierloses Büro – Gewinn mit Umweltnutzen?

Warum sollte man ein papierloses oder zumindest papierarmes Büro anstreben? Es gibt drei wichtige Aspekte: Ressourcen sparen, nicht nur aus Umwelt-, sondern vor allem auch aus Kostengründen (Kosten für Papier, Ordner, Regale, Archive) ist der eine. Der zweite Aspekt ist Effizienz: Wichtige Informationen lassen sich in gut verschlagworteten digitalen Dokumenten schneller zu finden als beim Durchforsten von Aktenordnern.
Der dritte Aspekt ist im Zeitalter der Globalisierung und Vernetzung die Möglichkeit, von allen Orten der Welt auf die digitalisierten Daten zugreifen und damit arbeiten zu können. So lassen sich flexible Arbeitsorte verknüpfen und ermöglichen Teamarbeit rund um den Globus. Theoretisch jedenfalls.
In der Praxis ist das wirklich papierlose Büro noch kaum umsetzbar. Aber man kann sich diesem Ideal nähern und die Vorteile von Papier und digitalen Daten verknüpfen.

Wie erreicht man ein (weitgehend) papierloses Büro?

Wer konsequent umsteigen will, muss erst einmal sich selbst oder andere Menschen dazu bringen, sich zu ändern. Keine leichte Aufgabe, aber man kann die Eigenmotivation steigern und damit auch ein papiersparendes Verhalten. Doch erst einmal gilt es, die Entstehung von Papier- und Aktenbergen zu ihrem Ursprung zu verfolgen:

Tipps zum papierlosen Büro von Florian Lapiz

Praktische Ratschläge zum Papier sparen

Tipp 1: Analyse

Wo fällt in unserem Betrieb Papier an? Das ist die Hauptfrage, die man sich stellen sollte. Je weniger Mitarbeiter, desto leichter ist es, das herauszufinden – eine kurze Umfrage, wer welche Informationen ausdruckt, dürfte genügen. In Großbetrieben zeigen die Materialströme zu den Abteilungen, wer am meisten druckt, und dort kann man wieder kurz befragen, was am meisten gedruckt wird.

Tipp 2: Gewohnheiten ändern

Ist die Motivation zum Papiersparen gering, gilt es, die Gründe wenn möglich zu beseitigen. Manche(r) kann schlecht am Bildschirm lesen, weil der zu schlecht ist. Andere können mit der vorhandenen Software nicht gut genug umgehen, wissen z.B. nicht, dass man Korrekturen in einer PDF-Datei ausführen und sogar die Anmerkungen unterschiedlicher Korrekturen in einem PDF zusammenführen kann – alles digital. Bessere Ausstattung und entsprechende Weiterbildung helfen hier weiter.
Ein Wettbewerb zum „papierarmen Monat“, der mit einem Bonus für alle verbunden ist, wenn ein bestimmtes niedriges Verbrauchsziel erreicht wird, kann ebenfalls motivieren.

Tipp 3: Umstellen auf Recyclingpapier

Recyclingpapier spart jede Menge Ressourcen bei der Herstellung. Heutige Recyclingpapiere sind staubarm, archivsicher und in hohem Weißegrad erhältlich. Der Blaue Engel („100 Prozent Recyclingpapier“) ist eine gute Einkaufshilfe. Vor allem kurzlebige Verbrauchspapiere wie Toilettenpapier oder Taschentücher sollten immer aus Recyclingpapier bestehen.

Tipp 4: nicht druckbare PDFs verschicken

Die Umweltschutzorganisation WWF hat gemeinsam mit einer Werbeagentur das Dateiformat .wwf entwickelt – eine PDF-Datei, die sich nicht ausdrucken lässt (was automatisch am Ende jedes Dokuments erklärt wird). Die kostenlose Software gibt es für Windows ab XP und für Mac ab OSX 10.4+ in den Sprachversionen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Hier kann man die WWF-Software herunterladen. So verhindert man einfach, dass Ausdruckfans Papier verschwenden.

Tipp 5: Hinweis zum Nichtdrucken in Mails weglassen

Der Hinweis in der Signatur einer E-Mail, man solle doch bitte überlegen, bevor man die Mail ausdruckt bzw. das gleich sein lassen, sorgt erwiesenermaßen für Papierverschwendung. Wer Mails nicht druckt, braucht keine Belehrung. Und wer sie ausdruckt, übersieht den Satz, der dann meist auf Druckseite zwei landet und so eine überflüssige Seite Altpapier erzeugt.

Tipp 6: Drucker weit entfernt aufstellen

Der Mensch an sich ist ein Faultier – wer den Raum verlassen muss, um einen Ausdruck zu machen, druckt gleich weniger aus.

Tipp 7: Wenig Material sichtbar machen

Wer Papier nachlegen muss, bevor er den Druckvorgang starten kann und nur wenig Papier zum Nachlegen sieht, geht automatisch sparsamer damit um – es könnte ja ausgehen. Papierreserven also weit weg vom Drucker unterbringen…

Tipp 8: Doppelseitig bedrucken

Mehrseitige Dokumente doppelseitig bedrucken spart deutlich Papier.

Tipp 9: Fachzeitschriften und Kataloge

Viele Fachzeitschriften und Kataloge von Lieferanten gibt es heute bereits digital. Stellen Sie um auf E-Paper und PDF-Kataloge und bitten Sie auch Ihre Lieferanten, Ihnen digitale Kataloge zur Verfügung zu stellen.

Quellen: